オフィス立ち上げに必要なものは？開設前にそろえておきたいもの

業務効率を上げるためにはオフィス環境も重要です。最低限必要な物が欠けることがないよう、必要な物を把握してしっかり準備してください。 オフィスを立ち上げる際は手続きや準備に忙しく、備品や消耗品の用意は後回しになってしまうことがあります。いざ始動となったときに必要なものがなくて業務が滞ったり、納品に時間がかかることがわかって焦ったりするのはいけません。しかし、準備しようと思っても、何からそろえるべきかわからず悩むことも多いです。

今回はオフィスを立ち上げる際に、事前に購入しておくべき物をカテゴリ別にご紹介します。

オーダーメイドすべき物

起業などでオフィスを立ち上げる際は、オーダーメイドで制作すべき物も多いです。オーダーメイドの場合、注文から納品までに時間がかかる場合が多いので、できるだけ早めに準備に取り掛かりましょう。オフィス移転の場合でも、新たに作り直しが必要な物もあるため、何が必要なのか早めに把握しておく必要があります。

サイン・看板

オフィスの入り口などに設置する社名サインや看板は、来訪者に会社の所在を表すために重要なものです。アクリルやステンレス、カッティングシートなど素材も豊富で、デザイン次第で入口の印象が大きく変わります。

社判

最近は社判が必要な場面は減ってきましたが、やはりオフィスを立ち上げる際には用意しておきたいものです。法人銀行印、代表社印、格印の社印などは法人口座開設や登記などの手続きでも使われる場合があるため、できるだけ早めに用意してください。そのほかに認印や住所印、日付印なども用意しておくと便利です。

名刺

名刺は業務を始めてすぐに利用するもののため、オフィス立ち上げの前に用意しておきたいもの。セミオーダーでウェブ申込み可能なものが増えていますが、凝ったデザインにしたい場合は時間がかかることもあるので、余裕をもって準備することをおすすめします。

デザインや印刷の知識がなくても、簡単に名刺が作れるツールなどもありますが、慣れない作業に手間取る可能性も考えて、早めに準備しましょう。

封筒

A4 サイズが折らずに入る角 2、A4 サイズの用紙を三つ折りして収まる長 3 の封筒は最低限用意しておきましょう。ロゴの大きさや位置、住所表示とのバランスなどで印象が大きく変わるため、できるだけサンプルを実際に見てから発注することをおすすめします。

共有スペースに必要な物

業務効率を上げるためにはオフィス環境も重要です。最低限必要な物が欠けることがないよう、必要な物を把握してしっかり準備してください。

オフィス家具

オフィス家具とは、デスクやオフィスチェア、キャビネット、ロッカー、パーテーションなどを指します。ミーティングテーブルやミーティングチェア、ホワイトボード、ソファやベンチなども必要になるでしょう。

費用をあまりかけられない場合は、中古のオフィス家具を扱う店を利用する手段もありますし、リースやレンタルを利用することも可能です。配達までに時間がかかることもあるため、レイアウトが決まり次第すぐに手配することをおすすめします。

オフィス家電

オフィス家電とは、掃除機や冷蔵庫、電子レンジ、サーキュレーターなどを指します。従業員が長時間過ごす場所のため、空気清浄機や除湿器、加湿器なども用意することが望ましいです。オフィスの広さや利用する人数に応じて大きさや容量を決めてください。

最近は固定電話を設定しない企業も増えていますが、設置する場合は工事が必要になる場合があるため、早めに検討しましょう。

OA 機器

OA 機器は業務で必須のため、忘れず手配してください。複合機やプリンタ、スクリーンなどが OA 機器にあたります。専門の業者に設置を頼む場合は出張日程に限りがあるため、特に早めに手配すべきでしょう。

従業員が利用する PC やモニタ、マウス、ウェブカメラ、スピーカーなども、オフィスで利用する重要な OA 機器です。

事務用品・事務機器

必要となる事務用品や事務機器は、企業によって異なります。筆記用具のほか、ハサミやノリ、ふせん各種ファイルなど、PC での作業が主流とはいえ、事務用品が必要になる場面はまだ多いものです。実際の業務を想像して、必要なものをそろえましょう。

シュレッダーやラベルライター、ラミネーターといった事務機器も、必要に応じて準備してください。

生活用品

ティッシュペーパーやペーパータオル、ハンドソープ、ゴミ袋など、オフィスでも利用する生活用用品はたくさんあります。家庭で利用する物はオフィスでも利用する物と考え、一通り準備しておきましょう。

防災用品

災害があった場合、従業員が帰宅不能になって一定期間待機することも考えられます。水や食料、毛布、簡易トイレ、トイレットペーパー、非常用発電燃料などの防災用品も必要です。防災用品はそろえて放置せず、定期的に確認して消費期限などを確認していざというときにすぐに使える状態にしておいてください。

なお、東京都では「東京都帰宅困難者対策条例」が制定されており、企業には緊急時の備品を備えておく努力義務があります。

必須ではないがあると快適になる物

オフィスには業務には必要なくても、あると作業効率や生産性に影響する物があります。従業員が長時間過ごすオフィスが快適なものとなるよう、以下のような物の導入も検討してみてください。

観葉植物

オフィスインテリアでも人気の観葉植物は、オフィスになくてはならない物ではありませんが、従業員の目を楽しませる効果があります。パーテーション代わりに利用することもでき、リースやレンタルの観葉植物もあるため、導入を検討してみてもいいでしょう。

ウォーターサーバー・コーヒーメーカー

ウォーターサーバーやコーヒーメーカーは、従業員の休憩や来客の接待に役立ちます。水分補給は従業員の健康管理にもつながるため、あると便利です。ランニングコストも考慮の上で、検討してみてください。

設置する場合は、使い捨てのカップを設置するかどうかなども考えておく必要があります。

オフィス立ち上げはしっかり準備して快適な空間を作ろう

オフィスの立ち上げ時は何かと忙しく、備品のことは後回しにしてしまいがちです。しかし、オフィスの備品は業務のしやすさや快適な業務空間につながるため、しっかり準備してください。従業員数やオフィス規模、目指す空間などを考慮して、必要な部品を事前にリストアップしておくとスムーズです。

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