固定電話を廃止する企業が増加？廃止のメリットや代替手段を解説

最近では、固定電話を廃止する企業が増えています。リモートワークが普及したことも手伝い、ビジネスコミュニケーションにおいて、電話ではなくチャットやメールがよく使われるようになりました。

運用コストや業務効率の向上を考えて固定電話の廃止を検討する企業は多いですが、固定電話を廃止して問題がないか不安に思う人もいるのではないでしょうか。

今回は、固定電話を廃止した場合のメリット・デメリットのほか、固定電話に代わるコミュニケーションツールについて紹介します。

固定電話は 2024 年で廃止？

NTT は 2024 年に、固定電話サービスを廃止しました。ただし、これは固定電話サービス用の公衆交換電話網が IP 網に切り替わっただけであり、従来の電話が使えなくなったわけではありません。

切り替えの背景には、公衆交換電話網の設備が老朽化し、2025 年頃に限界を迎える見通しであることや、固定電話の需要が減少したことなどが挙げられます。

電話網の切り替えに際し、利用者側で手続きや工事は必要なかったため、切り替わったことに気づかなかった人もいるかもしれません。

しかし、切り替えによって INS ネットといった一部のサービスも廃止になり、それを利用した POS レジ（POS システム）や EDI（電子データ交換）システムなどにも影響がありました。この機に、ほかのコミュニケーションツールの導入や、固定電話の廃止を検討した企業も多かったようです。

企業が固定電話を廃止するメリット

固定電話の必要性に疑問を感じるものの、廃止するとどうなるか不安に感じる人もいるでしょう。ここでは、固定電話を廃止するメリットを紹介します。

配線や設置場所が不要になる

固定電話を設定する場合、電話機と電話回線を接続しなければならず、設置できる場所は限られます。電話機のためにオフィスのレイアウトが限られたり、電話機のある場所まで移動しなければならなかったりするなど、不便を感じることもあるでしょう。

固定電話がなければ、そもそも電話機や電話回線も不要になるため、そういった不便がなくなり、レイアウト変更やオフィス移転なども容易になります。

固定電話の導入・維持コストの削減

固定電話を新たに設置する場合、電話線開通や設置の工事費用、電話機本体の費用がかかります。また、設置している限り、基本使用料や通話料といった維持コストもかかります。固定電話を廃止すれば、そのようなコストはかかりません。

電話番・取次業務の終了

固定電話がある場合、入電の一次対応として電話番が必要です。電話番のために当番でリモートワーク中でも出社しなければならない、昼休みでもオフィスに残らなければならないといった経験をしたことがある人もいるでしょう。

また、電話を取り次ぐ際には、相手の会社名や氏名、用件などを聞き取って担当者に伝えなければなりません。そのため、自分の業務を中断せざるをえず、担当者が社外に出ていたりリモートワーク中だったりすれば、より手間がかかります。こういった電話番や取次業務がなくなれば、業務効率化につながります。

場所を問わず電話を受けられる

固定電話を廃止し、チャットツールの通話機能を利用したり、従業員に個人端末を貸与したりする場合、どこにいても電話が受けられるというメリットがあります。

固定電話の場合、電話を受けるために電話機が設置してある場所に移動する必要がありました。固定電話が近くにあるとは限らず、電話の内容をメモしたり確認したりするために、筆記用具や PC などを持ち運ぶ必要もあります。

リモートワーク中でも、オフィスのどこにいても電話が受けられるようになれば、業務効率や生産性の向上につながるでしょう。

企業が固定電話を廃止するデメリット

固定電話を廃止するメリットはたくさんありますが、廃止するデメリットはないのでしょうか。ここでは固定電話のデメリットを紹介します。

法人カードや融資の申込みが困難

法人口座や法人カード、融資の申込みの際には、固定電話番号を求められることがあります。これらの申込みができないと、会社として営業していくのが難しくなってしまうでしょう。

また、建設業や宅地建物取引業の場合、許可申請や免許申請で固定電話が必須であるため、なければ申請が通りません。

企業の信頼性に関わる

前述した法人口座や法人カードの融資の申込みで固定電話番号が求められるのは、固定電話の有無が金融機関からの信用度に影響するためです。市外局番などから発信元の地域を特定できるということは、「そこに確かに存在する」という証明になります。

また、携帯電話などに比べて契約や解約が簡単ではない点も、固定電話が信用度に影響する理由です。

電話番号廃止・変更のお知らせが必要

これまで固定電話を利用していて廃止した場合、電話番号が使えなくなることや連絡先が変更になることなどを、関係各所に伝えなければなりません。連絡が行き届かなかった場合、取引先からクレームになるおそれもあります。

電話番号を登録していたサービスなどでも廃止や変更の手続きをしなければならず、その手間は煩雑です。中には、電話番号の登録が必須になっているサービスなどもあり、その場合は利用を続けるのが困難になります。

プライベートとの切り分けが困難

固定電話を廃止すれば、従業員が電話を利用したい場合、個人もしくは貸与されたスマートフォンを利用したり、チャットツールの通話機能などを利用したりすることになるでしょう。これらは、リモートワーク中でも、社内のどこにいても電話が受けられるというメリットがありますが、電話ができてしまうというデメリットになります。

プライベートとの切り分けがしづらくなり、従業員のモチベーションや生産性が低下する原因になりかねません。

固定電話からの移行が考えられる代替手段

固定電話を廃止しても、何らかの通話ができる手段は必要となるでしょう。固定電話の代替手段としては、下記のようなものが考えられます。

チャットツール

電話の多くが社内のコミュニケーションに使われている場合は、チャットツールの通話機能を利用する方法があります。チャットツールの多くは、同じチャットツールを使っているユーザー同士の通話機能があり、PC やスマートフォンのアプリなどで通話が可能です。

チャットツールによって、電話でのコミュニケーションをテキストメインに移行できれば、「やりとりの情報を簡単に残すことができる」「双方がオンタイムでなくともコミュニケーションがとれる」といったメリットもあります。

IP 電話

IP 電話は、インターネット回線を利用して通話する電話です。050 から始まる電話番号を付与されるタイプと、市外局番から始まる電話番号を付与されるタイプがあり、いずれにせよ、電話番号が必要な企業に便利でしょう。中には今利用している固定電話の番号をそのまま利用できるサービスもあります。

電話番号なしで通話できるなどアプリやサービスもよくありますが、これらも IP 電話の一種です。ただし、ID で認識されるため原則として電話番号は付与されず、通話は同じアプリやサービス間に限られるものが多くなっています。基本的に固定電話やほかの IP 電話への発信はできません。

スマートフォン

リモートワークの導入企業では、固定電話を廃止して内線・外線をスマートフォンに替えているところも多くあります。ただし、導入するには専用のアプリが必要です。

従業員にスマートフォンを貸与するのか、個人のスマートフォンを利用するのかなど、セキュリティ対策を踏まえて検討しなければなりません。

クラウド PBX

PBX とは、内線・外線の振り分けや内線同士の通話、留守番電話などのために、主に企業で設置されている電話交換機のことです。クラウド PBX の場合は、その電話交換機がインターネット上にあると考えてください。

クラウド PBX を利用すれば、オフィス内の電話機や PC、従業員のスマートフォンなどにインターネットを介して内線や外線の共有が可能です。従業員のスマートフォンから代表電話番号で発信することもでき、クラウド PBX でつながっていれば、個人の電話番号を知らない従業員同士で通話ができます。

固定電話の廃止は、メリット・デメリットを考慮して検討しよう

電話を利用する場面が減少し、維持管理コストを考えて固定電話の廃止を検討する企業が増えています。しかし、廃止にはメリットもデメリットもあるため、慎重に決定しなければなりません。

従業員の意向も確かめつつ、企業にとって良い選択をしてください。

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